¿Qué es un PMS?
Uno de los grandes retos del sector del turismo y la hostelería ha sido la digitalización de la gestión de sus negocios, sin dejar de lado el concepto hospitality. En un principio el PMS, conocido también como Sistema de Gestión Hotelera, estaba orientado principalmente a las labores dirigidas a la atención al público. Es decir, al check-in y check- out, el precio de la habitación, la disponibilidad de habitaciones, la reserva y tarifas según número de personas, etc. Sin embargo, el uso del PMS en la actualidad ha cobrado una vital importancia para el éxito de cualquier empresa del sector.
Principales funciones del PMS
Todo hotel que se precie ha de mejorar su relación con los clientes. El concepto de “hospitality” hace referencia al trato personalizado que ha de ofrecer un alojamiento con respecto a sus diferentes tipos de huéspedes. El PMS es un software específico imprescindible, hoy día, para la gestión de todo tipo de alojamientos. Este programa informático permite organizar, administrar y programar todas las áreas de un hotel de manera mucho más efectiva. Estamos, por lo tanto, en el centro neurálgico de toda la operativa de un alojamiento desde el registro de entrada de un huésped y hasta su salida. Un Sistema de Gestión Hotelera que no solo mejora los servicios de un hotel, sino que además acerca al negocio a ese concepto de “hospitalidad” que todos los clientes buscan cuando reservan este tipo de servicios.
Pero para conocer mejor cómo funciona un PMS es necesario que profundicemos un poco en sus funciones
Gestión de reservas
Esta es, tal vez, la funcionalidad más relevante dentro de un PMS. Desde un Sistema de Gestión Hotelera se pueden fijar reservas en base a un perfil creado para cada cliente o grupo de clientes. Además, este programa informático permite la gestión de toda clase de reservas provenientes de diferentes fuentes o canales: agencias de viajes, OTAs, plataformas online, etc. Este sistema, por lo tanto, es capaz de crear nuevas reservas, gestionar listas de espera, cancelaciones y bloqueo de habitaciones, entre otras cosas. Se acabaron, por lo tanto, los errores relacionados con la disponibilidad de los espacios dentro de un alojamiento. En consecuencia, se mejora su gestión que afecta directamente a la rentabilidad del negocio.
Completa Base de Datos
Los datos de los clientes se centralizan en una misma base. De esta manera, el hotel puede disponer de la información de sus clientes de una forma mucho más optimizada y segura. El PMS crea unos perfiles que no sólo contienen los datos básicos de cada uno de ellos, sino que además incluyen otro tipo de contenido muy útil para la personalización de los servicios y el concepto de “hospitality”. En este sentido, otros servicios que mejoran la experiencia del usuario y que también se pueden controlar desde un PMS son: la gestión de servicios de TV e Internet, el bloqueo de llaves, el servicio de minibar, el establecimiento del servicio despertador, la programación de actividades, etc.
Control del estado de las habitaciones
El PMS es capaz de automatizar el estado actual de cada una de las habitaciones. Es decir, con este sistema el hotel puede saber en tiempo real la disponibilidad de sus estancias, si están limpias o bloqueadas, etc. Todo ello, de forma automática y digitalizada.
Control de operaciones
Un Sistema de Gestión hotelera facilita el control de todos los procesos financieros del hotel. El PMS es el encargado de vigilar todos los pagos pendientes, los cargos extra a una habitación, los diferentes métodos de pago según preferencia de los clientes, así como la antigüedad delas cuentas. Este sistema crea para ello avisos relacionados con las cuentas pendientes de abonar.
Internacionalización de los servicios
Con un PMS todo negocio hotelero tiene ganada la batalla a los diferentes tipos de divisas e idiomas, ya que este sistema traduce de manera automática las distintas clases de monedas, así como los diferentes idiomas que utiliza cada cliente. Esta información pasa a formar parte del perfil de cada huésped, a fin de personalizar aún más la experiencia del usuario.
Ventajas de un PMS para hoteles
En un mundo tan digitalizado como el nuestro, las empresas del sector turístico han de competir para poder destacar por encima de su competencia más directa. Para ello, no solo han de conocer su nicho de mercado, así como el tipo de personas a las que van a dirigir sus esfuerzos, sino que además han de implementar su gestión hotelera por medio de programas informáticos como el PMS. De esta manera, podrán beneficiarse de una serie de ventajas que otros no tienen.
Minimización de errores
Gracias a un PMS los errores derivados de la gestión se reducen e incluso se pueden llegar a resolver antes de que estos se presenten, ya que este sistema permite descartarlos con antelación. El control de los imprevistos es un punto a favor para todos aquellos alojamientos que deseen mejorar la experiencia de sus huéspedes aportando un valor añadido a sus servicios.
Reducción de costes
Al reducir los errores y minimizar riesgos estamos ahorrando tiempo y dinero. La rapidez y automatización que permite un PMS incrementa la calidad de los servicios prestados reduciendo sus costes.
Optimización de los servicios
Gracias al PMS los clientes de un hotel pueden acceder a sus servicios de manera más fácil y satisfactoria. Facilitar a los huéspedes el acceso a las diferentes áreas del hotel mejora su nivel de hospitalidad, así como la experiencia de usuario. Esto se traduce en una ventaja competitiva frente a otros alojamientos que aún no han llevado a cabo su transformación digital.
Accesibilidad a la nube
Los PMS ofrecen la posibilidad de almacenar toda la información en la nube, por lo que toda la gestión del negocio se puede llevar a cabo incluso lejos del hotel.
Maximiza la rentabilidad del hotel
Un buen PMS transforma la información que recibe en datos de importante valor empresarial. Esta información facilita la toma de decisiones más precisas, certeras y enfocadas en lograr los objetivos marcados. Al conocer las preferencias de nuestros huéspedes podemos conocer qué aspectos del hotel mejorar, cuáles hay que mantener e incluso cuáles hay que eliminar. En definitiva, el Sistema de Gestión Hotelera ayuda a encontrar los puntos clave para el éxito, el error o la indiferencia.
Ayuda a mejorar el RevPAR y la ocupación
Los PMS permiten la conexión entre diferentes canales de comunicación y distribución de los productos y/o servicios. Estos sistemas al gestionar la información en tiempo real y de manera simultánea, ofrecen al usuario las mejores tarifas. Esta centralización de datos entre agencias de viajes, OTAs y plataformas online, entre otros, mejoran el RevPAR y la ocupación del hotel.
Marca de éxito
Tener una marca de éxito está directamente relacionado con la manera en la que interactuamos con nuestros clientes. Es decir, en su fidelización y engagement. Los PMS juegan un papel fundamental en este sentido, ya que permiten la personalización de los servicios, así como la mejora en el concepto de “hospitality”.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir un PMS
Existen una serie de factores con los que hay que contar en el momento de elegir un buen PMS:
- Tamaño del hotel: no es lo mismo un hotel familiar que una cadena hotelera. A mayor tamaño de alojamiento, mayores serán sus necesidades y más complejas sus operaciones.
- Categoría del hotel: la categoría de un hotel marca la calidad de sus servicios. Si vas a marcar unas expectativas elevadas hacia el cliente, tendrás que ser capaz de controlarlas con un buen PMS.
- El precio: no todos los Sistemas de Gestión Hotelera tienen el mismo coste. Su precio varía según la capacidad de almacenamiento en la nube, la cobertura, número de departamentos integrados, etc.
Los PMS más utilizados son:
- Opera
- HotelManager
- Cloudbeds
- Little Hotelier
- GroupHotel
- Room Racoon
- AM Hotel
- Hotelgest
- Hotelogix
- Acigrup